Кез келген жобаны бастамастан бұрын оған әсер етеін ортаны анықтап алған жөн. Әрбір жоба өзгелерге әсер етіп қоймай, өзіне де әсер ететін ортада жүзеге асырылады. Бұл әсер жобаға қолайлы немесе қолайсыз түрде ықпал етуі мүмкін. Әсердің екі негізгі категориясы бар.
Олар - кәсіпорынның қоршаған орта факторлары (Enterprise Environmental Factors - EEF) және ұйымның процесс активтері (Organizational Process Assets - OPA).
Кәсіпорынның қоршаған орта факторлары жобадан тыс, тіпті жобаны жүзеге асыратын кәсіпорыннан тыс өз бастауын алады. Олар жобалық дәрежеде, тіпті кәсіпорындық дәрежеде ықпал ету мүмкін.
Ал ұйымның процесс активтеріне келер болсақ, олар кәсіпорынның өз ішінде туындаған фактор болып табылады. Енді осы екі түсінікке жеке-жеке тоқталып кетейік.
Кәсіпорынның қоршаған орта факторлары (КҚОФ) - жоба командасының тікелей бақылауында емес, жобаға әсер ететін, жобаны шектейтін немесе бағыттайтын жағдайлар. Олар ішкі және/немесе сыртқы болып бөлінеді. КҚОФ көптеген жобалардың басқару процестеріне, әсіресе жоспарлау процестерінің көпшілігіне кіріс ретінде қарастырылады. Бұл факторлар жобаны басқару опцияларын кеңейте немесе шектей алады. Сонымен қатар, бұл факторлар соңғы нәтижеге оң немесе теріс әсер етуі мүмкін.
Ішкі факторларға келесілерді жатқызуға болады, олар:
- Ұйымдастырушылық мәдениет, құрылым және басшылық. Мысалдар мыналарды қамтиды: көзқарас, миссия, құндылықтар, сенімдер, мәдени нормалар, көшбасшылық стиль, иерархия және билік қатынастары, ұйымдастыру стилі, этика және әдеп кодексі.
- Өндіріс орындары мен ресурстардың географиялық таралуы. Мысалдар: зауыт, виртуалды командалар, ортақ пайдаланатын системалар және бұлттық компьютерлік ресурстары.
- Инфрақұрылым. Мысалдарға мыналар жатады: өндіріс орындары, жабдықтар, ұйымның телекоммуникациялық арналары, компьютерлік техника, олардың қолжетімділігі мен құаттылығы.
- Компьютерлік бағдарлама (ПО, софт). Мысалдар: жоспарлау құралдары, конфигурацияны басқару жүйелері, автоматтандырылған жүйелермен онлайн режімде жұмыс істейтіндерге арналған веб-интерфейстер және жұмысқа рұқсат беру жүйелері.
- Ресурстардың қол жетімділігі. Мысалы: келісім-шарттар мен сатып алу шектеулері, бекітілген жеткізушілер мен қосалқы мердігерлер және ынтымақтастық туралы келісімдер.
- Кадрлық мүмкіндіктер. Мысал ретінде: кәсіби біліктілік және тәжірибе, дағдылар, құзыреттер мен адами ресурстардың (персонал) арнайы білімдерін атап кетуге болады.
Сыртқы факторларға келесіреді жатқызуға болады, олар:
- Нарық жағдайы. Мысалдар мыналарды қамтиды: бәсекелестер, нарық үлесі, брендтің танымалдылығы және сауда белгілері.
- Әлеуметтік және мәдени әсерлер мен мәселелер. Мысалдар: саяси климат, әдеп кодекстері, этика және көзқарастар.
- Заңды шектеулер. Мысалдар мыналарды қамтиды: қауіпсіздік, деректерді қорғау, бизнесті жүргізу, еңбек қатынастары және сатып алу саласындағы ұлттық немесе жергілікті заңдар мен ережелер.
- Коммерциялық мәліметтер базасы. Мысалдар: салыстырмалы анализ нәтижелері, стандартталған шығындар сметасы, өнеркәсіптік рисктерді зерттеу деректері, рисктер базасы.
- Ғылыми зерттеулер. Мысалдар мыналарды қамтиды: салалық зерттеулер, жарияланымдар және салыстырмалы анализ нәтижелері.
- Мемлекеттік немесе салалық стандарттар. Мысалдар: өнімге, өндіріске, қоршаған ортаны басқаруға, сапа мен біліктілікке қатысты реттеуші органдардың ережелері мен стандарттары.
- Қаржылық пайымдаулар. Мысалдар: валюта бағамы, банктік бағам, инфляция деңгейі, тарифтер және географиялық орналасу.
- Қоршаған ортаның материалдық элементтері. Мысалдар: өндіріс жағдайлары, ауа райы жағдайлары және басқа да шектеулер.
Ұйымның процесс активтері (ҰПА) дегеніміз - орындаушы ұйымның өзіне тән пайдаланатын құжаттардың шаблондары, процестер, ішкі саясаты, процедуралар және білім базалары. Бұл активтер жобаны басқаруға әсер ететін фактор болып табылады.
Ұйымның процесс активтерін (ҰПА) екі категорияға бөліп қарастырауға болады. Олар:
- процестер, саясаттар (политикалар) және процедуралар, және
- ұйымның білім базасы.
Қысқаша атап кетер болсақ, бұларға жобаны жүзеге асырушы ұйымдардың жобаны орындау немесе басқару үшін пайдаланылуы мүмкін кез келген артефактілерін, тәжірибелерін және білімін жатқызуға болады. ҰПА сонымен қатар өткен жобалардан алынған сабақтар мен ұйымның тарихи ақпаратын қамтиды. ҰПА толтырылған кестелерді, рисктер деректерін және игерілген жұмыс көлеміне қатысты деректерін қамтуы мүмкін. ҰПА көптеген жобаларды басқару процестеріне кіріс ретінде қызмет ететінін атап кеткен жөн.
Демек, жобаны жоспарлау барысында әрбір жобаға әсер етуші кәсіпорынның қоршаған орта факторлары (КҚОФ) мен ұйымның процесс активтерін (ҰПА) ескерген жөн болып табылады.
